5 sfaturi utile pentru arhivarea documentelor

Arhivarea documentelor este importantă pentru orice afacere. În arhive depozitezi nu doar hârtii de care nu mai ai nevoie în momentul respectiv, ci și date importante pentru activitate, informații legale și detalii care te pot ajuta în viitor. Arhivarea documentelor nu este o sarcină ușoară dacă ai multe acte pe care trebuie să le organizezi și depozitezi, dar nu este imposibilă. Dacă știi cum să organizezi activitatea și iei decizii corecte în legătură cu păstrarea și ordonarea diferitelor documente, arhivarea se desfășoară fără probleme. Chiar dacă ai mai arhivat sau nu acte, este bine să înveți cât mai multe despre această activitate. De aceea, ți-am pregătit 5 sfaturi pe care cu siguranță le vei găsi utile.

Folosește resurse și unelte utile

Chiar dacă activitatea de organizare este foarte importantă, trebuie să ții cont și de resursele și uneltele folosite. De exemplu, bibliorafturile colorate te ajută să organizezi ușor acte din diferite dosare. În plus, îți ușurează găsirea diferitelor documente, atunci când ai nevoie de ele. La fel de importante sunt foliile rezistente pentru depozitare, capsatoarele, agrafele și alte obiecte de birotică. Copiatoarele, scannerele și imprimantele rapide sunt, de asemenea, importante pentru eficiența arhivării.

Elimină documentele inutile

Documentele pe care trebuie să le păstrezi sunt cele necesare pe viitor și cele pe care legea le impune pentru păstrare. Dacă păstrezi și actele neesențiale, strângi prea mult material de arhivat și încetinești activitatea. Verifică legislația referitoare la păstrarea documentelor. Dacă perioada obligatorie de păstrare a trecut, nu mai ai niciun motiv să păstrezi acele documente. Distruge actele de care nu mai ai nevoie cu un aparat special sau apelând la o firmă specializată. Nu le arunca la gunoi, pentru că datele personale sau ale firmei pot ajunge la persoane răuvoitoare.

Alege un spațiu adecvat pentru arhivă

Se întâmplă ca multe documente să nu mai fie niciodată folosite după arhivare. Totuși, nu știi când s-ar putea să ai nevoie de ele. De aceea, trebuie să le depozitezi într-un spațiu corespunzător. Hârtia este expusă multor factori care o pot afecta. Umezeala, mucegaiul, insectele sunt câteva exemple. Arhiva trebuie ferită și de incendii. Asigură-te că spațiul în care o depozitezi corespunde normelor de securitate împotriva incendiilor și că este dotat cu mijloace de stingere a acestora. Furtul și distrugerea sunt alte pericole potențiale, de aceea arhiva trebuie securizată cu sistem de alarmă și închidere eficientă.

Asigură acces facil la documente

Este frustrant să pierzi timp sau chiar să nu găsești documente atunci când ai nevoie de ele. De aceea, trebuie să te gândești la facilitarea accesului încă de la etapa de planificare a arhivei. Organizează rafturile astfel încât să ajungi ușor la ele. Ordonează documentele în funcție de perioadă, domeniu, utilitate și alte criterii relevante. Marchează-le cu etichete sau coduri de bare pentru a le găsi repede. Poți apela la o firmă specializată de organizare, care ordonează documentele rapid și logic.

Digitalizează documentele

Digitalizarea documentelor se dovedește o soluție utilă atât pe termen scurt, cât și lung. Chiar dacă îți ia ceva timp, îți asigură acces facil. Practic, nu trebuie să mai cauți pe rafturi sau în dulapuri. Cu câteva clickuri ajungi direct la documentul de care ai nevoie și, dacă îți trebuie în format fizic, îl poți printa. În plus, digitalizarea te ajută să scapi mai repede de actele de care nu mai ai nevoie. În momentul în care ai depășit termenul legal de păstrare al acestora, le poți arunca liniștit, pentru că le ai și în format digital. Astfel, eliberezi spațiu în arhivă pentru alte documente.

Arhivarea documentelor este o preocupare pentru orice companie. Ține cont de sfaturile noastre pentru a organiza arhiva corespunzător.

Vezi şi ce faci dacă ai pierdut buletinul, certificatul de naştere, cardul de sănătate!