Aici intră în scenă un sistem verificat și implementat cu succes de mii de oameni: Getting Things Done (GTD). Este o metodologie de organizare a muncii productive și totodată al timpului, creată de David Allen. Scopul său e simplu: să reușești să duci toate lucrurile la capăt. Ar putea părea complicat, privit din exterior, dar obiectivul final este să te ajute să petreci mai puțin timp făcând lucrurile necesare, pentru a avea mai mult timp la dispoziție să faci lucrurile de care ești pasionată.

Ce înseamnă GTD?

Getting Things Done (GTD) este metodologia de productivitate promovată de David Allen în best-seller-ul cu același nume. Simplu spus, GTD e o metodă prin care îți vei organiza task-urile, prioritățile și programul astfel încât să fie gestionabile, indiferent de volumul lor. Marele avantaj al GTD este că vei vedea ușor ce ai de făcut și poți alege la ce să lucrezi în continuare. De asemenea, sistemul pune un mare accent pe faptul că toate ideile, gândurile sau grijile care-ți trec prin cap trebuie notate imediat și apoi catalogate. Dar vom vorbi imediat despre asta. Important este să știi acum că prin aceste procedee vei putea elimina distracțiile mentale care te pot împiedica să lucrezi eficient.

Sună bine, dar sistemul, deși folosit de zeci de mii de oameni, și-a căpătat în timp reputația de a fi complicat. Unul dintre motive îl reprezintă faptul că nu are o metodologie rigidă. Flexibilitatea sa îl face adaptabil pentru orice persoană, dar tocmai de aici i se trage și reputația negativă. Pentru că GTD poate fi cât de simplu vrei, dar în același timp poate fi și cât de complex îți dorești. Regulile nu sunt draconice, și nici lista de lucruri necesare pentru a-l pune în practică.

Pilonii principali ai sistemului GTD

Vom parcurge principiile de bază ale sistemului GTD, din perspectiva unei începătoare și-ți vom oferi câteva sfaturi care te vor ajuta să-l aplici. Așa cum am spus, GTD este un sistem de organizare, ce se concentrează asupra modului în care captezi ideile și munca pe care trebuie să o faci și-ți permite să alegi lucrurile cărora să le acorzi atenție. Cei cinci piloni ai sistemului sunt:

Captează tot

Task-uri, idei, sarcini de făcut la birou sau acasă, gânduri, tot ce-ți trece prin cap. Și fă asta pe loc, pentru că le vei uita, dar mintea ta va rămâne încărcată cu ele în subconștient. Scrie-le într-un carnețel, într-o agendă, folosește o aplicație de notițe sau înregistrează-le cu ajutorul unui reportofon digital. Secretul este să îți notezi totul cât mai clar. Nu scrie doar ”de planificat o vacanță”, ci notează pașii de urmat.

Clarifică lucrurile

Aplică regula celor două minute. Dacă poți face ceva și nu-ți va lua mai mult de 2 minute, atunci fă lucrul respectiv pe loc. Dacă poți delega ceva, atunci deleagă. Dacă durează peste 2 minute și nu poate fi delegat, atunci întreabă-te dacă e un proiect cu mai multe sarcini dependente de el. Sau dacă nu cumva îl poți lăsa pentru o dată nedeterminată.

Organizează totul în funcție de priorități și categorii

Asigură-te că totul este bine organizat, pus în secțiunea potrivită. Dacă ceva este vag, descompune lucrul respectiv în sarcini sau pași. Acum, sarcinile tale sunt organizate în funcție de priorități. Următorul pas este să alegi primul lucru de pe listă și să îl termini de făcut. După care treci la următorul. Și tot așa.

Reflectă asupra listei tale de sarcini

Aruncă o privire atentă și vezi ce acțiuni următoare implică fiecare task. Aici îți vei mulțumi că ai făcut totul cum trebuie în etapa de clarificare. Apoi, acordă-ți o oră în fiecare săptămână, pentru a analiza lista. Vezi ce progrese ai făcut, unde trebuie să îți modifici prioritățile și ce mai ai de pus la punct în privința sistemului.

Apucă-te de treabă

Alege următoarea acțiune, fă-o și termin-o! Dacă ai ajuns în acest punct, sistemul va face ca totul să fie simplu de urmat. Lista ta de sarcini este deja organizată în funcție de priorități. Task-urile sunt puse fiecare în categoria sa. Știi deja ce trebuie să faci și când. Totul este descompus în părticele mici, complet gestionabile, de care te poți apuca repede și pe care le poți termina cu ușurință.

Acum, că ai înțeles principiile GTD, vine partea ușoară. Să te apuci de treabă. Nu uita, poate părea complicat la început, dar îți poți adapta sistemul la propriul stil de lucru și îl poți face cât vrei tu de simplu. Și, ca să te încurajăm, află că inventatorul acestui sistem, David Allen, nu folosește nici aplicații sofisticate, plannere sau agende scumpe, ci un simplu pix și un carnețel pe care-și poate nota ideile.

Sursa: Shutterstock

(P) Material publicitar realizat in colaborare cu spyshop.ro